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Communiquer sur vos évènements en interne et en externe

Votre association et vos événements méritent d’être connus et reconnus ! Voici les ficelles, les outils et les règles de communication en interne et en externe.

Communiquer à L’ESSEC

1- Les affiches

  • Avant impression et affichage, les affiches doivent être validées. Merci de transmettre les affiches (mail ou papier) pour validation, 48 heures avant impression, à Elodie Calcagno.
  • Vous pouvez afficher vos communications au sein du campus dans les espaces prévus à cet effet (panneaux d’affichages rouges ou noirs présents dans tout le campus).
  • SVP, pas d’affichage sauvage, pas d’affichage sur les portes vitrées de l’entrée, les fenêtres de la cafétéria sans autorisation, les affiches seraient jetées, ce qui serait dommage pour votre communication !
  • L’affichage sur la mezzanine du grand hall est désormais très limité et soumis à autorisation.
  • L’affichage dans les résidences Alegessec doit avoir été autorisé par Frédéric Castel
  • Les affiches de « mauvais goût » pourront être retirées par la direction des services généraux et de la vie étudiante.
Rappel :
il est Interdit de présenter ou de mentionner de manière déguisée les happy hours, consommations illimités… (Loi Evin)
  • Les annonceurs présents sur les communications doivent avoir donné leur accord et validé l’utilisation de leurs logos et noms.
  • La présence d’annonceurs alcooliers ou tabac n’est pas autorisée

2-La communication sur les écrans TV de l’ESSEC

Les associations ont la possibilité d’afficher sur les écrans présents dans l’ESSEC, dispositif appelé MY ESSEC DIGITAL.

  • L’écran dédié aux associations est situé dans le couloir des associations (face Chapelle). En fonction des thématiques, les affichages pourront aussi se faire en cafétéria : uniquement si la communication peut concerner ou intéresser un public non étudiant (staff et professeur par exemple) et en fonction de la densité des informations déjà diffusées.
  • La diffusion sur les autres écrans (mur du grand hall, résidences, galion) dépend du contenu et de la population concernée.
  • Chaque association est responsable du contenu rédactionnel et orthographique ainsi que de la mise en page du document qu’elle souhaite diffuser. Le demandeur doit également justifier du droit à l’image vidéo des documents. Les informations légales doivent, en particulier, figurer sur chaque document.
  • Vous devez envoyer votre communication en format PowerPoint 16/9 ou une vidéo « legère » à Elodie Calcagno. Pour une diffusion sur l’écran du GH, vous pouvez aussi contacter GUILLAUME AUDABRAM.
  • Les associations peuvent retrouver toutes les informations sur les règles de diffusion sur le site dédié https://sites.google.com/a/essec.edu/my-essec-digital/
  • Le vidéo projecteur et écran situé dans le grand hall pourra toujours être utilisé en cas de nécessité (contact Frederic MONTAL)
Merci de respecter le délai minimum de 48h de traitement nécessaire avant diffusion

La communication externe

Avant d’afficher à l’extérieur, votre communication doit impérativement avoir été validée.
Les espaces d’affichage doivent avoir été autorisés par les autorités compétentes (Mairie, Agglomération, établissement) avant l’affichage.

Utiliser la marque ESSEC

Vous voulez changer le nom de votre association, utiliser la marque ESSEC pour créer un nouveau site internet d’association… Bref vous voulez porter haut et fort les couleurs de votre école. L’ESSEC étant une marque propre vous devez pour cela obtenir un accord.

  • L’association Groupe ESSEC est seule propriétaire des noms, marques et noms de domaine faisant référence à l’« ESSEC ». C’est, dans une optique de pérennité, la garantie de l’école, des étudiants et des alumnis. Elle garde donc la propriété du nom de marque ou domaine mais permet à l’association d’exploiter ce nom.
  • Aucune utilisation des marques ESSEC ne peut être faite sans l’autorisation préalable de la direction.
  • Les associations étudiantes souhaitant intégrer le nom « ESSEC » dans leur dénomination, ne peuvent le faire que sous plusieurs réserves :
    – l’autorisation consentie par l’école est préalable, temporaire, rétractable à tout moment et ne crée aucun droit civil ou commercial ;
    – l’utilisation doit également lever toute ambiguïté sur le fait qu’il s’agit d’une association étudiante, distincte de l’association Groupe ESSEC, de l’association des anciens, de la fondation et de toute autre structure du groupe ESSEC ;
  • elle doit être conforme aux valeurs de l’école ;
  • tout manquement peut entraîner le retrait immédiat de l’utilisation du nom ESSEC et de la domiciliation à l’adresse officielle de l’école.

Tout dépôt de nom de domaine (.biz/.com/.info/.net/.org,…) ou page FACEBOOK contenant l’un des labels ESSEC et impliquant l’utilisation du nom de marque ou du logo doit faire l’objet d’une demande au directeur de la communication et au directeur général adjoint chargé des affaires internes. Après accord, la direction de la communication transmettra la demande de nouveau nom de domaine aux services concernés en vue de sa création.

D’une manière générale, toute utilisation de la marque et du logo doit préalablement être autorisée, quel que soit le vecteur choisi, par la direction de la communication et la direction des services généraux et de la vie étudiante.

L’inscription dans les annuaires et le référencement doivent se faire explicitement au nom de l’association. Le nom du groupe ESSEC ne saurait être associé à un site Web sans en avoir reçu l’autorisation explicite du directeur de programme.

Les associations veilleront à surveiller le contenu de leur site et à restreindre l’accès aux données qui pourraient nuire à l’image de l’institution.

L’envoi de courriels groupés non-sollicités, appelés « spamming », aux étudiants du groupe ESSEC est interdit. La direction des systèmes d’information pourra envoyer des messages d’associations sur demande auprès d’un membre administratif permanent du conseil de la vie étudiante.

Les associations doivent également respecter les dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Toute utilisation de bases de données concernant un délit est formellement interdite. Le groupe ESSEC se réserve le droit d’entreprendre des poursuites contre les étudiants mettant en danger les libertés individuelles et l’indépendance du groupe ESSEC.