Vie associative, gestion des risques et comportements
6 mars 2018

Les locaux

L’ESSEC met à disposition des associations des locaux associatifs. Plus de 800 m² sont dédiés à vos activités d’associations. Tout ce qu’il faut savoir sur les droits et les devoirs d’utilisation de vos locaux.

1-Des locaux pour qui et pour quoi faire ?

  • Les locaux sont attribués en fonction des disponibilités (limitées au vue de la multiplication du nombre d’associations étudiantes). La plupart des locaux associatifs sont partagés. L’ESSEC n’a aucune obligation de fournir des locaux à une association.
  • Les locaux sont réaffectés potentiellement tous les ans en fonction des activités exercées, des besoins exprimés ou générés par la création de nouvelles associations. Les associations qui ne fournissent pas leur rapport d’activité en fin de mandat peuvent par conséquent se voir retirer leur local, étant alors impossible pour l’administration d’évaluer le dynamisme, l’activité quotidienne et les besoins de ces associations.
  • Seules les associations de plus de deux ans d’existence peuvent éventuellement prétendre à un local, encore une fois sans aucune garantie ou obligation de l’institution.
  • Les locaux ont pour but de vous permettre de travailler à vos projets et de vous réunir.
  • Ils ne doivent pas servir de lieu de stockage, vous devez trouver des solutions alternatives au stockage de denrées périssables ou de matériels encombrants.
  • La condition de maintien de votre local est qu’il soit impérativement correctement tenu, propre, sans dégradation, sans présence d’alcool ou de produits prohibés ou dangereux.
A tout manquement important, que ce soit en termes de non respect des règles de sécurité, des accès, de propreté ou entretien, de détention de produits illicites ou fautes de comportement, le local sera fermé pour une durée indéterminée, voire permanente.

2-Sécurité et accès aux locaux

L’accès
    • L’accès des locaux n’est autorisé que pendant les heures d’ouverture du campus, de 7 heures 30 à minuit, en semaine, de 8 heures à 22 heures le samedi et de 8 heures à 20 heures le dimanche et les jours fériés.
    • Des dérogations exceptionnelles peuvent être accordées aux membres de l’association dont l’activité l’exige sous réserve que la demande soit justifiée et qu’elle parvienne au minimum 48 heures à l’avance (M. Rousseau / Cyrille Saintval).
    • L’accès des personnes extérieures au groupe est soumis à une autorisation en dehors des heures normales d’ouverture. Une liste nominative des personnes extérieures doit être transmise à Cyrille Saintval au minimum 48 heures avant.
Les clés
    • Après envoi à Elodie Calcagno, du trombinoscope actualisé (qui doit mentionner les 3 clés personnelles détenue à titre individuel), les clés sont à actualiser auprès du PC Sécurité.
    • Les clés personnelles sont limitées à 3 maximum pour 3 membres du bureau (sauf dérogation). Les autres membres peuvent avoir accès au local (sous réserve d’un trombi transmis à jour) via le PC Sécurité (qui vous remettra la clé en échange de votre carte d’étudiant).
La sécurité
  • Les présidents d’associations sont responsables de la sécurité de leurs locaux. Les accès – portes et fenêtres – ne doivent pas être obstrués et doivent être fermés à clé lorsqu’ils ne sont plus occupés.
  • Tous les matériels utilisés (notamment fauteuils et canapés) doivent être ignifugés (se renseigner auprès de Cyrille Saintval).

3-L’entretien des locaux

  • Les denrées périssables, nourriture ou autres doivent être conservées dans des bacs hermétiques obligatoirement (pour éviter les bactéries et la prolifération des souris). De même, les pièges à souris présents en prévention dans chacun des locaux (1 par local) doivent être laissés dans le local en permanence.
  • Les associations sont chargées d’assurer l’entretien de ces locaux et le nettoyage, vidage des poubelles… mis à leur disposition.
  • Chaque association est responsable des dégradations constatées dans son local et les frais de remise en état lui seront imputés.
  • En cas d’incapacité d’une association à maintenir son local dans un état décent de propreté, l’association pourra être expulsée. Prenez en soin !

4-Le mobilier

Chaque association est indépendante dans l’équipement des locaux (le mobilier n’est pas fourni par l’école).
Tous les matériels utilisés (notamment fauteuils et canapés) doivent être ignifugés (se renseigner auprès de Cyrille Saintval).

La détention, la distribution et la consommation d’alcool, quel qu’il soit sont strictement interdits dans les locaux associatifs excepté au FOYS (licence II). La consommation de tabac, a fortiori, de drogue dont la simple détention relève du pénal, est interdite sur le campus que ce soit dans le foyer, les locaux d’associations ou les salles de réunions, Seuls, les patios et les chambres des résidences demeurent des lieux où le tabac est toléré.