Planifier vos événements
8 mars 2018

Les principes de base pour vos événements

Votre événement a été validé vous voilà maintenant dans l’action ! L’ESSEC dispose d’un statut particulier car elle est classée établissement recevant du public (ERP) de 1ère catégorie. A ce titre, nous sommes tous contraints de respecter certaines normes, règles de sécurité qui vont devoir aussi s’appliquer à vos événements.
Voici quelques conseils et règles à connaître qui vous aideront à anticiper au mieux et à savoir ce qu’il est possible ou non de faire… Cyrille Saintval et Elodie Calcagno sont aussi là pour vous aider, si vous les consultez assez tôt, à trouver des solutions à vos questions ou problèmes.

1-La nourriture et les appareils électriques

  • Pour tous vos événements : il n’est pas possible de manger et boire dans les salles de cours, bulles, amphi et grand amphi. Si votre événement nécessite de la nourriture ou boissons, précisez-le lors de la réservation Esseclive, afin qu’une solution plus adaptée soit trouvée.
  • Tout événement qui SORT du cadre classique d’activité de l’ESSEC (en gros, les conférences et les cours) soit par la nature de l’événement (soirée, dîner) ou la forme de l’événement (effectif important, présence de « risque » de public extérieur » fera l’objet :
    – d’un renforcement en terme de sécurité
    – de prestations de notre société de ménage
    Qui seront facturées à l’association. Merci de le prévoir dans vos budgets.
  • Les utilisations de friteuses, la cuisson à base d’huile ou de graisse… sont interdites
  • Toute cuisson ou réchauffage de nourriture (à l’exception de micro-onde) devra se faire après autorisation dans la petite cuisine située en haut de la mezzanine du GH
  • La sécurité doit être prévenue avant l’allumage d’un barbecue, un bariérage est obligatoire sur le devant du barbecue et vous devez avoir un extincteurs à proximité
  • Les organisateurs de barbecues doivent suivre une formation à l’utilisation des extincteurs
  • Aucun barbecue ne se fait en journée dans les patios

2-Matériaux et animations

  • TOUS les matériaux et tissus utilisés doivent être ignifugés (coton gratté)
  • Les moquettes doivent être classées M3
  • Les matériaux seront testés avant l’événement par les chargés de sécurité
  • Il ne faut rien suspendre sur les plafonds avant avis de la sécurité
  • Les événements type exposition, forum, soirées, campagnes, spectacles font l’objet d’un dossier de sécurité (délais allongés !)
  • Toute structure mise en place (ex. rampes de lumières, projecteurs…) doit être contrôlée par un bureau extérieur (ex. Véritas) avant le début de l’événement (facturé à l’association).
  • Les animations foraines sont susceptibles de nécessiter une autorisation en mairie (délais allongés !)
  • Toute autorisation de distribution ou consommation d’alcool est reste exceptionnelle et soumise à l’agrément de la DSGVE
  • Les soirées devront faire l’objet d’une convention entre M. Beaulieu et l’organisateur

3-Le public extérieur

Pour vos événements avec public extérieur : vous devez obtenir l’autorisation de M. ROUSSEAU (certaines contraintes de sécurité devront potentiellement être mise en place). Si l’événement est autorisé, vous devez transmettre à la sécurité la liste des invités extérieurs qui entrent sur le campus au moins 48h avant l’événement (à Cyrille Saintval)

4-L’alcool

  • Toute activité avec présence d’alcool doit être exceptionnelle et faire l’objet d’une information et d’une autorisation préalable de l’administration. Des règles de prévention et de limitation des consommations (4 verres « standards » par personne en respectant les dosages OMS, c’est-à-dire 25cl de bière à 5°, 1 verre de 12cl de vin) devront impérativement être mises en place et respectées.
  • Les serveurs devront avoir été formés, être parfaitement sobres durant leur service. Toutes les mesures de préventions qui auront été demandées en fonction des cas devront être mises en place et respectées.

Une convention devra être signée entre l’organisateur et Elodie Calcagno ET cyrille Saintval ou entre l’organisateur et M. ROUSSEAU en fonction de l’événement

5-Le bruit

Sur le campus, les animations sonores ne peuvent avoir lieu

  • qu’avant 8 heures 30,
  • entre 12 heures et 13 heures,
  • et lors des pauses de 14 heures 30 à 14 heures 45,
  • de 16 heures 15 à 16 heures 30,
  • de 18 heures à 18 heures 15,
  • à partir de 19 heures 45 jusqu’à 22 heures.

En dehors de ces créneaux, toute autre activité bruyante est soumise à autorisation. De même, les rassemblements sur le parvis ne sont pas autorisés après 22 heures. Le départ ou l’arrivée des cars, que ce soit en soirée ou lors des fins de semaine se fait exclusivement à partir des parkings de l’Alegessec.
Toute manifestation organisée

Toute manifestation organisée par une association sur et hors campus est sous la responsabilité légale de cette dernière. Vous êtes responsables de vos actes devant la justice.