Les principes de base pour vos événements
8 mars 2018
Communiquer sur vos évènements en interne et en externe
12 mars 2018

Planifier vos événements

Plus de 110 associations actives au sein de l’ESSEC et autant de multiplications d’événement sur et hors campus. La planification de vos activités, la réservation et l’autorisation de vos événements est une dimension certes administrative mais essentielle au bon déroulement de votre mandat. Plusieurs outils et intervenants entrent en compte dans cette planification. Afin de vous aider à y voir plus clair, suivez le guide…

1-La planification générale, comment ça marche ?

  • La planification annuelle : les événements structurants sont fixés 6 à 8 mois avant le début de l’année universitaire
    Tous les ans, entre février et avril, des réunions ont lieu entre les différents acteurs du campus (Direction des services généraux et de la vie étudiante, Direction des programmes et des études, Career Services, Bureau des études, BDE et BDS…) afin de déterminer, pour l’année scolaire à venir, les activités marquantes et structurantes.
    C’est donc entre février et avril que sont déterminées les grandes dates : accueil admissibles, examens, mais aussi pour les associations Nuit de l’ESSEC et grosses soirées, campagnes, Tournois des 5 ballons…
    Il est ensuite extrêmement difficile de modifier les dates de ces événements structurants.
    Dès Septembre, le maximum d’activités associatives devra d’ores et déjà être programmé et anticipé pour l’année à venir.
  • La programmation mensuelle :
    Tous les mois, en début de mois, ont lieu des réunions de PROGRAMMATION MENSUELLE avec tous les services administratifs concernés qui permettent, à partir de la programmation annuelle, de finaliser définitivement les activités pour les 2 mois à venir.
    C’est pourquoi toute activité associative changeant de dimension ou une nouvelle activité doit être transmise pour validation sur Esseclive au plus tard le 25 du mois précédent l’événement, afin de réaliser les arbitrages nécessaires.
  • La programmation hebdomadaire
    Régulièrement, une réunion a également lieu entre Elodie Calcagno, Carine Hamandjian, les services de la planification et le responsable inter-associatif afin de faire les derniers points sur les événements associatifs.
Les présidents dont les activités associatives impliquent des aménagements de programmes académiques ou des absences à des examens doivent impérativement en informer préalablement leur directeur des études.

2-Comprendre les différentes étapes et statuts

  • La demande est enregistrée : Statut Initialisé
  • Elle arrive ensuite au BDE qui confirme ou non la demande : si le statut est REFUSE BDE, la demande s’arrête là. Si le BDE confirme, la demande est transmise à la planification (STATUT Transmis Admin ESSEC)
    Si la demande concerne un espace simple (salle plate/PA) ⇒ LSA-RESA valide directement ou non la demande et le statut est notifié comme Accepté ou Refusé sur Esseclive
    Si la demande concerne des espaces polyvalents (GA, GH, N231, Patios, BDD, HDP) ou des événements de plus grande ampleur
    – Si l’espace n’est pas disponible : LSA-RESA refuse directement  Statut REFUSE
    – Si l’espace est disponible, la LSA-RESA met une option sur l’Espace Statut EN ATTENTE
    – La demande est ensuite étudiée puis validée (environ 2 mois avant l’événement, pas trop longtemps avant car des demandes académiques peuvent survenir) ou non par Elodie Calcagno. (Statut VALIDE ou REFUSE)
    – S’il manque des précisions, le statut précision demandé est notifié. Vous devez alors répondre aux demandes de précisions afin que la demande soit validée ou non
    Pour les événements à risques ou sensibles : une autorisation préalable du Directeur des services généraux et de la vie étudiante est nécessaire. Toute demande nécessitant une convention ne sera validée qu’à posteriori de la signature de cette dernière
  • L’historique des différentes étapes et les commentaires/recommandation par rapport à l’événement sont retranscrits directement dans la demande (partie Droite) ⇒ prenez en connaissance
A noter :

Parfois, des demandes émanant de la pédagogie ou des services académiques ou institutionnelles peuvent arriver au dernier moment. C’est rare, nous essayons d’anticiper au maximum mais il faut savoir que CES DEMANDES ACADEMIQUES sont toujours prioritaires sur les associations, même si la demande associative a déjà été validée. La planification vous enverra alors un email et essayera de trouver une solution avec vous si cela se produit.

3-Votre événement est validé sur Esseclive, que faire ensuite ?

Les personnes à contacter pour chaque événement que vous organisez
Une fois vos espaces et votre événement validés, et afin que l’ESSEC vous aide au mieux dans votre projet, vous devez contacter en amont de votre événement A MINIMA 1 SEMAINE AVANT

  • La sécurité (certaines règles particulières sont à respecter)
  • La logistique (si besoin de matériels)
  • Le service travaux : pour les raccordements électriques, la fourniture d’énergie ou de certains matériaux (Batéco, éclairages), le montage de grosses structures (Campagnes, Soirées) ⇒ fournir un schéma d’implantation et des appareils branchés avec puissance
  • Le service Print et CI : pour la reproduction et l’impression (attention, délais à respecter minimal de 3 jours avant la date de remise)
  • La régie GA pour un événement dans le GA